La relance préventive ou pré-relance

Pour limiter l’impact des retards de paiement sur l’activité d’une entreprise, il est essentiel d’aller vite et parfois de changer ses pratiques. L’objectif est d’informer le débiteur qu’il doit honorer sa facture avant qu’elle n’arrive à échéance. Relancer une facture de manière préventive est la première arme du créancier, qui est ainsi en mesure de soigner les relations avec ses partenaires commerciaux.

Plus le débiteur est relancé en amont à l’issue de l’envoi de la facture, plus il y a de chances pour que le créancier reçoive le paiement dans les délais prévus dans le contrat ou le bon de commande. Les entreprises ont donc tout intérêt à ce que leurs relance parviennent avant la date d’échéance de la facture. Ceci afin de limiter les risques, d’accélérer l’entrée de cash et réduire votre DSO.

Concrètement, les objectifs d’une lettre de pré-relance de facture sont les suivants :

• Valider la procédure visant à régler la facture, en identifiant les personnes responsables des règlements et en vérifiant qu’elles disposent de l’ensemble des documents nécessaires pour honorer leurs obligations financières : factures, bons de commande, bons de livraisons… Ceci est d’autant plus important si vous entretenez un fort volume d’affaires avec de grands groupes dont les circuits de paiement sont souvent très complexes.
• Identifier et résoudre les problèmes commerciaux pouvant être source de litiges qui seraient de nature à retarder le paiement de la facture tels que : livraison non conforme, problème de qualité, retard de livraison, etc.

Obtenir un engagement formel de règlement de la facture de la part du débiteur, qui doit s’accompagner d’une date de promesse de paiement. En cas de dépassement de ce délai, il importe de continuer à le relancer.

L’utilité de relancer un client préventivement est d’accélérer le paiement des factures tout en continuant à entretenir de bonnes relations commerciales avec lui. La pré-relance d’une facture doit donc s’inscrire dans cet esprit, elle ne doit à aucun moment laisser transparaître un quelconque manque de confiance quant à la solvabilité de son client et sa capacité à honorer une facture.

Nous recommandons que cette première démarche de relance de facture soit effectuée par téléphone. Dans un premier temps, le collaborateur en charge du recouvrement, rompu aux techniques de négociation et doté de fortes capacités relationnelles,  peut évoquer l’objectif de s’assurer que la prestation ou la livraison effectuée correspond aux attentes. Dans le même temps, il est en mesure de vérifier que le client a bien reçu la facture, de lui rappeler comment il lui est possible de l’honorer et lui demander une date de promesse de règlement.

Il est à noter que le processus doit être adapté en fonction de la typologie et du comportement payeur de vos clients. Plus votre client est récent et plus la facture est importante, plus la relance préventive s’impose.

Cependant, dès lors que le volume de factures est important, il devient compliqué de procéder à une relance téléphonique avec ses propres ressources. Il convient alors d’envisager d’automatiser l’envoi de courriers de relance de manière intelligente. Il existe pour cela des logiciels dédiés qui réalisent des scenarios de relance de factures personnalisés, associant des leviers préventifs et curatifs pour éliminer ou réduire les retards de paiements.

Il est également possible d’externaliser la relance préventive en faisant appel à un cabinet expert du recouvrement qui mettra à votre disposition ses méthodes, ses outils et ses chargés de recouvrement parfaitement formés à ces techniques. Ils auront à cœur de préserver et entretenir vos bonnes relations commerciales avec vos clients tout en améliorant votre trésorerie.