Vous exportez de plus en plus vers la Belgique ? Découvrez comment vérifier la solvabilité de vos futurs clients afin d’éviter les impayés et entamer une relation d’affaire sur des bases saines.
L’information commerciale en Belgique est relativement riche et facile d’accès. Elle permet de vérifier la solvabilité et la bonne immatriculation de son partenaire commercial.
Alors que l’obtention de la plupart des documents est payante en France (statuts, comptes annuels, actes divers…), les données publiques peuvent être consultées gratuitement en Belgique.
Les différentes sources d’informations légales, financières et commerciales.
Le Registre du Commerce : consulter le registre d’immatriculation des entreprises
En Belgique, le processus d’immatriculation d’une entreprise comprend notamment :
– Le dépôt de l’acte constitutif auprès du greffe du tribunal de commerce, ce qui permet d’obtenir un numéro d’entreprise.
– L’inscription à la Banque-Carrefour des entreprises. Il s’agit du registre central de l’administration belge qui reprend toutes les données d’identification relatives aux entreprises
- L’accès au registre peut être réalisé online sur le site du service public Fédéral économie http://economie.fgov.be/fr/ via l’application BCE PUBLIC SEARCH. Avec l’application « public search », vous pouvez rechercher des données sur des entreprises exerçant leur activité en tant que :
- Personne physique : il s’agit d’artisans, de commerçants, de personnes assujetties à la TVA ou soumises à l’ONSS (Office National de Sécurité Sociale) en tant qu’employeur, de titulaires « de professions libérales » ou en d’autres termes toute personne physique qui comme entité autonome exerce une activité économique et professionnelle en Belgique.
- Personne morale : toute entreprises devant faire l’objet d’une inscription à la BCE et qui ne constitue pas une entreprise personne physique. L’on retrouve ainsi sous cet intitulé les entreprises ayant la forme d’une société ou d’une association. Exemple : SPRL, SA, ASBL.
– L’application permet une recherche par nom d’entreprise, numéro d’entreprise, adresse ou activité. Il n’est pas possible de réaliser des recherches par nom de dirigeants.
– Quelles informations y trouver ?
Au niveau de l’entreprise
- Le numéro d’entreprise,
- La date de début de l’entreprise
- La dénomination,
- L’adresse,
- La forme juridique,
- Le type d’entreprise,
- Le statut de l’entreprise
- Le numéro de téléphone,
- L’adresse e-mail,
- Les compétences professionnelles et les connaissances de gestion de base dont la preuve a été apportée,
- Les activités exercées au sein de l’entreprise,
- Les qualités,
- Les autorisations,
- Le nombre d’unités d’établissement,
- Les dates d’origine de ces données, ainsi que des liens vers d’autres sites internet (tels que le Moniteur belge, la BNB, le répertoire des employeurs…)
Au niveau de l’unité d’établissement
- Le numéro d’unité d’établissement,
- La date de début de l’unité d’établissement
- La dénomination de cette unité,
- Son adresse,
- Les activités,
- Le numéro de téléphone et l’adresse e-mail, ainsi que
- Les dates d’origine de ces données.
Le Moniteur Belge : obtenir les publications légales
Le Moniteur belge assure la production et la diffusion d’un large éventail de publications officielles et publiques, tant par le canal traditionnel (papier) que par le canal électronique (internet). La distribution des principales publications officielles passe uniquement par la voie électronique.
- Depuis le 1er juillet 2003, tous les actes des personnes morales (associations, entreprises, etc.) paraissent dans cette annexe des personnes morales du Moniteur belge. Du fait de l’introduction de la Banque-carrefour des Entreprises (BCE), la procédure de publication pour les associations est devenue identique à celle des entreprises. Les documents sont consultables à l’adresse : www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/index_f.htm
Vous y trouverez : la copie des statuts, augmentation de capital, démissions ou nominations d’administrateurs, procédures judiciaires… peuvent être téléchargés en format PDF, en langue française ou flamande selon la localisation de l’entreprise.
Le Guichet des Entreprises : acheter l’extrait K Bis
L’équivalent belge du K-bis est un extrait BCE qui peut être obtenu auprès des Guichets des entreprises. Le guichet d’entreprises est l’intermédiaire par lequel se fait notamment l’inscription à la BCE. Il existe 8 guichets d’entreprises agréés en Belgique. L’extrait BCE peut être obtenu au tarif légal de 12€ mais uniquement par la société concernée et non par des tiers.
La Centrale des bilans : consulter les comptes annuels
La plupart des entreprises belges sont obligées de déposer des comptes annuels auprès de la Banque Nationale. Ce dépôt doit s’effectuer dans les trente jours suivant l’approbation par l’assemblée générale des actionnaires, et au plus tard sept mois après la clôture de l’exercice.
Il s’agit d’une obligation pour les entreprises à responsabilité limitée. Pour les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple et les sociétés en coopératives à responsabilité illimitée, elles ne sont soumises à cette obligation que si elles satisfont deux critères :
- Elles doivent compter parmi leurs associés à responsabilité illimitée une ou deux personnes morales,
- Et être considérées comme de grandes entreprises et non une « petite entreprise » au sens du droit belge.
L’application Consultation des comptes annuels sur le site de la Banque Nationale de Belgique www.nbb.be permet d’obtenir la copie des comptes annuels et des comptes consolidés déposés depuis 1992 auprès de la Banque nationale (en français ou flamand).
Les critères de taille appliqués aux entreprises permettent de les classer en trois groupes : micro-sociétés (nouveau modèle introduit au 01/01/2016), petites ou grandes entreprises. La classe de taille détermine le choix du schéma pour le dépôt des comptes annuels.
- Les micro-sociétés sont des petites sociétés dotées de la personnalité juridique qui, à la date de clôture des comptes, ne sont pas des sociétés filiales ou des sociétés mères, et qui ne dépassent pas plus d’un des critères suivants :
- Nombre de travailleurs occupés, en moyenne annuelle : 10 ;
- Chiffre d’affaires annuel, hors taxe sur la valeur ajoutée : 700.000 euros ;
- Total du bilan : 350.000 euros.
Les sociétés qui sont considérées comme des micro-sociétés, peuvent utiliser le micro-schéma pour les exercices débutés à partir du 1er janvier 2016. Le modèle micro est une version simplifiée du modèle abrégé avec une annexe fortement réduite. Les micro-sociétés sont dispensées de l’établissement et de la publication d’un rapport de gestion et ne sont pas tenues de désigner un commissaire.
- Une entreprise est considérée comme petite si elle n’a pas dépassé plus d’un des plafonds suivants lors des deux derniers exercices clôturés :
- Moyenne annuelle du nombre de travailleurs occupés : 50
- Chiffre d’affaires (hors TVA) : 7.300.000 EUR
- Total du bilan : 3.650.000 EUR
Sauf si la moyenne annuelle de l’effectif du personnel dépasse 100 unités
Les petites entreprises non cotées en Bourse peuvent utiliser le schéma abrégé des comptes annuels. Le chiffre d’affaires y est une mention facultative.
Les grandes entreprises et les petites entreprises cotées en Bourse doivent utiliser le schéma complet.
A noter, seules les micro entreprises (moins de 10 salariés) ont la possibilité de demander une option de confidentialité. Notons que les sanctions pour non dépôt ou dépôt tardif ont été renforcées en 2017.Plus de 350.000 entreprises publient des comptes annuels chaque année quand elles ne sont que 10.000 en Allemagne.
Les points de vigilance
Plusieurs écueils doivent toutefois être surmontés quant à la recherche de l’informations commerciales et son exploitation :
- L’absence de publication du chiffre d’affaires pour les micros et petites entreprises, qui ne permettra pas d’évaluer les marges réalisées par l’entreprise.
- La publication en néerlandais des bilans et des documents officiels pour les entreprises situées en Flandres qui rend difficile leurs exploitation (les comptes annuels doivent être établis dans la langue ou dans une des langues officielles de l’arrondissement judiciaire dans le ressort duquel la société est établie).
