Quelles sont les étapes du recouvrement amiable et contentieux ?

56% des entreprises ne payent pas leurs factures [1] à l’heure et le DSO en France atteint désormais 73 jours (soit 9 jours de plus que la moyenne mondiale) [2]. C’est alors un véritable fléau pour les entreprises. Pourquoi ?

• Parce que les trésoreries sont grandement fragilisées : 42% des dirigeants de PME sont parfois contraints de puiser dans leurs fonds propres pour assurer la continuité de leur activité et compenser le manque de liquidités [3].
• Parce que des surcoûts directes ou indirectes sont liés à la mise en place de solutions de recouvrement : coûts administratifs, coûts judicaires, réaffectation du personnel au recouvrement au détriment de tâches plus productives…
• Création d’un effet « boule de neige », les entreprises non payées, peinent à régler leurs factures générant à leur tour des problèmes à leurs partenaires commerciaux.

Pour faire face aux défauts de paiement, il est nécessaire de mettre en place un processus de recouvrement amiable voire contentieux.

Agnès Pannier Runacher – Secrétaire d’Etat à l’Economie

La cause d’un impayé n’est pas systématiquement la mauvaise volonté du débiteur : il peut s’agir d’un oubli, d’un document égaré ou d’une erreur de comptabilité.

Ainsi, la première étape consiste en une relance préventive avant échéance. Un simple rappel suffit pour obtenir que la facture soit honorée. Cette étape a pour objectif d’obtenir des engagements de paiement et de valider que le débiteur possède tous les documents nécessaires au règlement.

La seconde étape : le recouvrement amiable est la solution à privilégier en cas de retard de paiement. En effet, il s’agit du meilleur moyen pour préserver une entente cordiale et de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.

Il est impératif que cette procédure soit adaptée en fonction du montant de la créance et de la solvabilité du débiteur. La durée de la phase amiable est de maximum 60 à 90 jours en fonction des scénarios de relance établis. Cette étape doit être cadencée avec un effet crescendo.

Si vous gérez le recouvrement par vous-même, vous pouvez par exemple suivre les étapes ci-dessous :

• Etape 1: effectuer une première relance téléphonique afin de rappeler au débiteur qu’il a une créance impayée et vérifier qu’il est en possession de l’ensemble des documents nécessaires au règlement.
• Etape 2 : elle a généralement lieu au même moment que l’étape 1. Envoyer une lettre de relance/un courrier au débiteur pour lui rappeler qu’une créance est impayée. Pour être plus efficace, cette relance doit être personnalisée (interlocuteur, dates, numéro et montant de la facture).
• Etape 3 : effectuer une seconde relance téléphonique si les deux premières étapes demeurent sans réponse. Le débiteur est alors invité à régulariser sa situation dans les délais les plus brefs. Le chargé de recouvrement, se doit de parfaitement connaître le dossier du débiteur afin de joindre le bon interlocuteur et de répondre aux questions du client en temps réel. Il est essentiel que ce dernier maîtrise les rouages de la négociation commerciale pour contraindre le débiteur de procéder au paiement.

Si les tentatives de relances, même multiples, ne suffisent pas, alors il est possible de rédiger une lettre de mise en demeure avec accusé de réception. L’objectif d’une mise en demeure est d’informer ultimement le débiteur de ses obligations, lui faire part de la volonté du créancier de se rendre devant un tribunal en cas de persistance de l’impayé et d’annoncer des intérêts liés au retard. Si le débiteur persiste dans le non-paiement de sa facture, alors la procédure judiciaire peut être envisagée.

A noter : Ceci est un scénario à personnaliser en fonction du profil des débiteurs, du montant des créances ainsi que des ressources de l’entreprise.

Le recouvrement contentieux est très encadré par la loi et se présente comme un processus plus long que le recouvrement amiable. A ce titre, il est recommandé d’être accompagné par des experts.

L’objectif de cette étape est d’obtenir un titre exécutoire puis de procéder à son exécution.

Selon le type de dossier, trois procédures peuvent être envisagées :

1. L’injonction de payer : processus le plus rapide et le moins onéreux des trois. Le Président du Tribunal de Commerce va juger le débiteur sur pièces (contrats, bons de commandes, factures, bons de livraison…) sans que ce dernier ne soit présent.
2. Le référé provision : envisagé uniquement si la créance est certaine, liquide et exigible. Le débiteur peut être assigné dans un délai de 8 à 10 jours. Un débat à lieu devant le Président du Tribunal. S’il n’y a pas opposition, un titre exécutoire est délivré. En cas d’opposition, ce processus devient inefficace.
3. L’assignation au fond: réalisé soit quand la créance est contestée et que le créancier ne possède pas les documents nécessaires à la réalisation d’une assignation en référé, soit en cas de litiges. Si le débiteur ne fait pas opposition, ce processus s’avère être le plus efficace et rapide. En cas de contestation du débiteur, seule cette procédure permettra d’obtenir une décision.

Une fois le titre exécutoire obtenu, il faut le faire exécuter par un huissier. Ce dernier apportera une dernière fois au débiteur un « commandement de payer », une certaine somme avant une certaine date.

Le recouvrement amiable et judiciaire sont donc deux démarches radicalement différentes. Les entreprises subissant un retard de paiement doivent privilégier la première solution, moins coûteuse et préservant la relation commerciale avant de passer à la procédure judiciaire.

[1] Observatoire des délais de paiement 2018 (p.32)
[2] Euler Hermes
[3] Etude GoCardeless